Siklus pembelian tunai
SIKLUS PEMBELIAN
Author: Chandra Wahyu WicaksonoGenre:
Rating
A. Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali
kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan
persediaan.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan
dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan
dari pemasok.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui
catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
6. Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan
pengendali persediaan.
B. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai
dan kredit :
Dalam
prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di
gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang
mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan
surat permintaan pembelian.
· Prosedur permintaan penawaran harga dan
penelitian pemasok
Dalam
prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan
ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
· Prosedur order pembelian
Dalam
prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
· Prosedur penerimaan barang
Dalam
prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas
dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
· Prosedur pencatatan utang
Dalam
prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang.
· Prosedur distribusi pembelian
Prosedur
ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
C. Fungsi
Dalam
sistem pembelian terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan
kegiatan penerimaan barang yang dibeli.
Fungsi
pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :
o Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku
caadang, dan berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.
o Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan
kantor.
o Pembelian perlengkapan pengepakan.
o Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.
o Memelihara hubungan dengan pemasok.
D. Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :
1.
Surat permintaan pembelian
Dokumen
ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti
yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2.
Surat permintaan penawaran harga
Dokumen
ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak
bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar.
3.
Surat order pembelian
Dokumen
ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4.
Laporan penerimaan barang
Dokumen
ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima
dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
5.
Surat perubahan order pembelian
Kadangkala
diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah
diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal
penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada
pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6.
Bukti kas keluar
Dokumen
ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran
utang kepada pemasok.
E. Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan
kredit :
1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat
utang yang timbul dari pembelian.
2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang
kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu
persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
F. Prosedur Pembelian
tunai dan kredit :
Prosedur
pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian
yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang,
hutang dan gudang,transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
ü Pada saat persediaan bahan
menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke
fungsi pembelian.
ü Fungsi pembelian meminta
penawaran harga dari berbagai pemasok.
ü Fungsi pembelian menerima
penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
ü Fungsi pembelian membuat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
ü Fungsi penerimaan memeriksa dan
menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
ü Fungsi penerimaan menyerahkan
barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
ü Fungsi penerimaan melaporkan
penerimaan kepada fungsi akuntansi.
ü Fungsi akuntansi menerima
faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi
akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Diagram alir untuk proses Pembelian tunai
1. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.
2. Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form
ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.
3. Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat
Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
4. SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan
satunya di arsip.
5. Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH)
rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.
6. Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang
cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3
7. SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke
Supplier dan sisanya di arsip.
8. Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan
diterima oleh bagian penerimaan.
9. Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan
pengecekan/pengocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan
Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan
satunya di arsip.
10. Bagian gudang mencocokan FPB
dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).
FLOWCHART SIKLUS PEMBELIAN TUNAI
Diagram alir untuk proses Pembelian kredit
1. Bagian pembelian memesan gabah, kemudian
menerbitkan form pemesanan gabah.
2. Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian
pemasok , kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen
dan nota pembelian.
3. Hasil panen dan nota pembelian dibikrim ke
bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah
dan nota pembelian ke pemimpin
4. Bagian gabah membuat laporan penerimaan
barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua
diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh
pemasok.
5. Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok
dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan
pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian.
6. Bagian pembelian memproses surat pelunansan
pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan
kepada pemimpin.
7. Dengan laporan penerimaan barang dan laporan
pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.
FLOWCHART PEMBELIAN KREDIT
v
0 komentar:
Posting Komentar